【薬剤師必見】無駄な残業を減ら5つのテクニック

Last Updated on 2022年5月17日

パソコンを操作する女性
残業せずに帰りたいと思っている薬剤師さんはたくさんいることと思います。

お子さんのお迎え、家事、ゆっくり体を休めたい・・・
早く帰りたいと思う理由はそれぞれですが、あなたが望んだとおりには帰ることができない薬剤師さんもたくさんいます。

定時で仕事を切り上げて帰りたいと思っていても、なかなか仕事が終わらなかったり、残業を頼まれて断れなかったりするケースも多いと思いですよね。

また、その日中に終わらせなければいけない仕事を残して帰ってしまうと、残業はなくせますが店舗内での人間関係が悪くなってしまいます。

「早く帰りたいけど仕事もできるだけ終わらせたい」と思っている薬剤師さんのために、早く仕事を終わらせる方法、ミスなく仕事をする方法、人間関係を悪化させずに残業を断る方法をご紹介します。

薬剤師は残業の多い仕事?

悩んでいる白衣の女性の写真

調剤薬局、ドラッグストア、企業薬剤師、MR、DI、公務員薬剤師など、「薬剤師」と一括りにしても様々な職種がありますよね。

その職種が残業が多いのかは気になるところですが、残業の多さは、同じ職種でも店舗や企業によって異なります。

閉局間際に忙しい(=ピークタイムがある)薬局では、ピークタイム分の薬歴記入を閉局後に行うため残業が発生する可能性があります。

仕事帰りの患者さんがたくさん来店する、面対応の調剤薬局をイメージすると分かりやすいかもしれません。

逆に、一般的に残業が多いと言われているMRの仕事でも、企業によっては残業時間削減に力を入れていて、実際に定時で帰れる日が多い企業があることも考えられます。

残業を減らすには?

パソコンを操作する男性の写真

残業時間が多い=高評価は間違い!

「残業代が手に入るから稼げる」
「残業をすれば頑張っているとみなされ、評価が上がる」
もしあなたがこのように考えているようなら、この考えはかなり危険です。

まして、薬局の経営のためにサービス残業が常になっているということがあったら、かなり危険な状態だと認識してください。

働き方改革によって、長時間労働=高評価対象という考え方がなくなっていくからです。
今後、時間内にどれだけ良い結果を上げられたかが評価の基準になっていくことが予想されます。

残業を減らすことを考えたときに大事になってくるのはミスなく業務時間内に仕事を終わらせることと、何のために早く帰りたいのかのかをハッキリさせておくということ。

早く帰ることで勉強の時間を確保し、自分のスキルアップにつなげるため、ゆっくり休んで明日の仕事に備えるため・・・。

どんな理由でもOKですが、「仕事を早く終わらせることで何をしたいのか」ということを自分の中でハッキリさせておくと動きやすくなります。

残業に対する意識を変える

「業務時間内に仕事を終わらせるためには」ということを考えたときに、まず最初にすべきは意識を変えるということです。

「どうせ今日も残業があるんだろうな」「残業があって当たり前」と思わないようにすることが重要です。
「〇時までに終わらせる」「今日は定時で帰る」という意識がないと、だらだらと仕事をしてしまいがちだからです。

このような意識の問題で、集中してやれば30分で終わる仕事に1時間かけてしまい、残業が発生しているということも大いに考えられます。

では、意識を変えるとは、具体的にどうすれば良いのでしょうか。
まずあなたがやるべきは、今日中に絶対に終わらせるのはどの業務なのかピックアップし、「業務時間内で終わらせるにはどうしたら良いだろう」ということを考えることです。

「だらだらなんてしていないのに!本当にやることが多くて仕事が終わらないのに・・・。」という薬剤師さんは、やるべきだと思っている業務は、全て今日中に終わらせる必要があるのかを整理してください。

「抱えている仕事を全部今日中に終わらせよう」ではなく、「どの仕事はやらなくて良いか」「一連の業務の中に無駄な作業はないか」という考え方にシフトさせましょう。

業務の削減を考えたときに、一般的には業務のスピードアップをはかるということを考えてしまいがちですが、薬剤師さんの業務すべてに当てはめると危険です。

鑑査などの正確性が求められる仕事や、ミスが許されない部分が多いからです。
業務のスピードアップをすることではなく、無駄を減らすことに焦点を当てることで残業時間を減らす近道になります

特にルーティーン業務については注意して無駄がないか確認してください。
ルーティーン業務に無駄があることはしょっちゅうですが、意外と気がつかないものです。

とある薬局さんのお話です。
その薬局では薬が届いたときにすぐに棚にしまったり整理整頓したりせず、調剤室に乱雑に置きっぱなしにしていました。

忙しくて片づける時間がなかったので、届いても放置するというやり方が定着してしまったのです。

そのため、毎回乱雑に置かれた薬の山の中から使用したいものを探さなければいけませんでした。
届いたときに、もしくはその日中に整理整頓をしておけば毎回探す手間は省けるのに、です。

このように、身近な業務こそ無駄がないかを見直すことで業務時間の削減への近道になります。

ポイントとをまとめると・・・
①時間をかけるべき仕事(正確さが求められる、ミスが許されない、重要度が高い)にはしっかり時間をかける。
②単純作業はスピードアップできる方法を考える。
③業務の無駄をなくす、必要のない手順は省くことに注意を向ける。

残業を減らすため5つのテクニック

白衣を着た女性の写真

ここでは実際のテクニックをご紹介しますが、この中でできそうなものから始めてください。

仕事のスタイルを見直す

先ほど紹介した「無駄を省く」と似ていますが、ある薬局さんの例をもとに、改めてご紹介します。

ある薬局さんでは、毎日入社2年目の社員がメールのチェックを行っていました。
それまでは全てのメールに目を通していたのですが、本社以外から来るメールのチェックをやめることにしました。

本社以外からのメールの内容は、自分の店舗に必要があることならばその後すぐに電話がかかってくると、その薬剤師さんが気付いたからです。

メールの内容を確認してもしなくても、電話がかかってくるのであれば、メールの中身を見る必要はありません。

その結果、1日3通ほどのメールに目を通す時間が減りました。
1日の時間にすればたった5分ほどですが、営業日数300日程度で1500分(25時間分)の業務を削減できました。

たった5分では大した削減ではないとお考えかもしれませんが、ほんの小さなことでも1年で25時間も減らすことが出来るのです。

このことから、仕事のスタタイルを見直すことや業務の無駄をなくすことで、どんどん業務の削減ができるとわかります。

仕事をリスト化する

まず自分の業務とその手順を書き出して見えるようにしましょう。
そして、自分がその業務をやるべきなのか、分担した方が効率が良くなるということはないのか、ということを考えます。

書き出すことで、絶対にやらなければいけない仕事が意外と少なかった、無駄な手順ややり方が見つかったなどの発見があるかもしれません。

具体的なスケジュールに落とし込む

「仕事をリスト化する」でリストアップした業務を具体的なスケジュールに落とし込みます。

「いつまでに終わらせるのか」「何分(何時間)くらい使う業務なのか」「今すぐ手を付けるべきなのか」「緊急性はあるのか」などをチェックしましょう。

クレーム対応などの緊急性も重要度も高いものは、今すぐに終わらせることが重要です。
いつまでに終わらせれば良いのか、つまり期限を決めて、その期限から逆算して1日単位、1週間単位でどこまで仕事を終わらせるのかを決めた方がやることが明確になるので行動しやすくなります。

先送りにする業務としない業務を決める

緊急性や優先度が低いものに関しては、先送りにしても問題ないでしょう。
先ほどの整理整頓の例に挙げられるように、店舗が忙しかったり、面倒くさいと感じてしまったりすると、ついつい業務を後回しにしがちです。

また、優先順位や緊急度が低くても、手を付ければすぐに終わるような業務はその場で片づけるようにしましょう。

後々時間を奪われることに加えて、その業務をやり忘れてしまったことで他の業務に支障が出るということも考えられます。

どうせ後からやらなきゃいけないんだし・・・だったら今やっちゃおう」と考えてすぐに手を付けられるとベストです。

・・・とはいっても、なんでもかんでもすぐに終わらせようとするのは危険です。
時間がかかりそうな業務やじっくり取り組みべきだと判断したものは、無理に短時間で終わらせようとせずに、まとまった時間を確保しましょう。

必要のない残業は頼まれても断る

「終わった!よし、帰るぞ!」と思った瞬間、「ごめん、ちょっと残業してくれない?」と頼まれた経験がある薬剤師さんは、たくさんいるのではないでしょうか。

「今日は残業しないって決めてたのに・・・。できれば断りたいけど、断ったら明日顔を合わせにくいな」
「みんな残業しているのに、私だけ断って帰るのも悪いよな」
このようについつい引き受けてしまうという薬剤師さんがほとんどでしょう。

みんな残っているのに自分だけ断ったら白い目で見られそう・・・というときは、角が立たない断り方をすれば、人間関係がこじれたり悪化したりすることはありません。
まずは悪い◆人間関係を悪化させない上手な断り方断り方から見ていきましょう。

相手をいらだたせる下手な断り方

①無理なのか引き受けてくれるのかはっきりしない
②断られた理由がはっきりしない
③申し訳ないという気持ちが伝わってこない
④解決の糸口が駆らないまま会話が終わる

つまり、これの反対の行動をすれば角が立たずに断ることができるのです。

人間関係を悪化させない上手な断り方

①無理な場合はハッキリ断る
②納得のいく理由を伝える
③申し訳ない思っていることを伝える=謝る
④解決策を提案する

残業を断ることを躊躇してしまうという方にとって、①の「ハッキリ断る」ことはハードルが高いでしょう。
あなたなりに頑張っているのに、「店舗のことを考えていないんじゃないか」と思われたら嫌ですよね。

しかし、「申し訳ないと思っている、気にかけている」ということを分かってもらうために③④のステップがあります。
曖昧な断り方をしてしまったり、謝ってばかりだったりすると、「この人は頼めば残業してくれる」と認識されてしまいます。

勇気をもってハッキリ断りましょう。

実際の断り方

上司 「悪いけど今日、少し残業できるかな?」
あなた「すいません、今日は無理なんです。
友達と約束がありまして・・・」←①、②、③
上司 「そうか、困ったなあ。仕事が終わらないんだよね・・・」
あなた「明日の朝20分早く出勤して、その時間で片付けるようにします。」←④
上司 「おお、そうか。そうしてくれると助かるよ。」

このように「断る→譲歩(別の提案)」の流れで話してみてくださいね。

「残業を減らすこと」に集中しすぎない

黒板にPOINTと書いていある写真

冒頭でもお伝えしましたが、「早く帰って何をするのか、何をしたいのか」を自分なりに考えてみてくださいね。

勉強の時間を確保してスキルアップするため、ゆっくり体を休めて明日の仕事に万全に臨むため、友人と会ってリフレッシュするため、家族との時間を増やすため・・・。

残業を減らすというのは、これらをかなえるための一つの手段に過ぎません。

ですので、残業を減らすことをゴールにせずに勉強して資格を取る、自分の時間を確保してゆっくりすごす、友人と会う時間を確保するなどをゴールに設定し、そのために残業時間を減らそうという流れで考えてほしいのです。

そう考えた方が、どうすれば残業時間を減らせるか、より効率的な時間の使い方ができるのということを考えられ、動きやすくなります。

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キャリアアドバイザーと面接している写真

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